Verbeteren logistiek proces
Deze handelsorganisatie kent in meerdere landen verkoopafdelingen voor het afhandelen van de offertes en orders. De orderafhandeling vindt plaats vanuit één centraal magazijn in Nederland.
Vraag
- Terugdringen klachten van klanten over te late zendingen en het beter nakomen van afspraken met klanten
- Verbeteren terugkoppeling vanuit het magazijn naar de verkoopafdelingen betreffende de status van de orderafhandeling
- Verbetering van het logistieke proces zodat met dezelfde medewerkers meer orders verwerkt kunnen worden
- Uitbannen structureel overwerk door magazijnmedewerkers
- Verbeteren reclamatieproces en controle behouden over de geretourneerde materialen
Uitvoering
- Trainingen aan verkopers, magazijnchef en magazijnmedewerkers gegeven
- Aanpassing werkwijze door de magazijnmedewerkers
- Statusrapportages vanuit het magazijn aan verkoop
- Informatie aan klanten uitgebreid met status, track&trace-mail en digitale pakbonnen
- Maandelijks overleg tussen directie en afdelingsverantwoordelijken ingevoerd
- Reclamatieproces verbeterd inclusief invoering van reclamatieformulieren
- Enkele van deze veranderingen gingen gepaard met wijzigingen aan het informatiesysteem.
Resultaat
- Klachten van klanten zijn met 70% gereduceerd
- De verkoopafdelingen worden geïnformeerd over de status van hun orders en kunnen gestructureerd invloed uitoefenen
- Klanten worden op voorhand geïnformeerd over de status van hun orders en vernemen wanneer hun bestelling vertrekt
- De magazijnchef is nu in staat (en beschikt over de tijd en de middelen) om het magazijn te managen
- Overwerk in het magazijn is incidenteel geworden in plaats van structureel
- Het aantal orders dat door de handelsorganisatie met hetzelfde aantal medewerkers wordt verwerkt is gestegen met 20%
- Reclamaties worden volledig afgehandeld en er ‘verdwijnt’ geen materiaal meer